KARTU PERSDIAAN

A.   MENGELOLA KARTU PERSEDIAAN

1.    Pengertian persediaan

Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dengan tujuan dijual kembali tanpa merubah bentuk. Persediaan suatu perusahaan biasanya dihubungkan dengan objek usaha pokok. Objek usaha pokok perusahaan dagang adalah persediaan barang dagangan (merchandise inventory).

2.    Persediaan perusahaan manufaktur

Dalam perusahaan manufaktur, terdapat 3 persediaan yang meliputi didalam nya yaitu sebagai berikut :

a.    Persediaan barang baku, adalah bahan-bahan yang akn diproses menjadi barang jadi.

b.    Persedian barang dalam proses, adalah bahan-bahan yang telah diproses tetapi belum selesai.

c.    Persediaan barang jadi, adalah barang yang telah selesai diproses dan siap untuk dipasarkan.

3.    Dokumen dan buku kartu persediaan

Dokumen transaksi dan buku yang diperlukan dalam pengelolaan kartu persediaan yaitu sebagai berikut :

a.    Dokumen transaksi yang diperlukan dalam pengelolaan kartu   persediaan :

·         Surat permintaan pembeliaan

·         Surat order pembelian

·         Laporan penerimaan barang

·         Faktur pembelian

·         Surat order pengiriman barang

·         Faktur penjualan

·         Memo kredit

b.    Buku yang digunakan dalam proses pengelolaan kartu persediaan :

·         Buku jurnal pembelian

·         Buku jurnal penjualan

·         Buku jurnal pengeluaran kas

·         Buku jurnal penerimaan kas

·         Buku jurnal umum

·         Kartu persediaan

4.    Transaksi persediaan

Data transaksi yang diperlukan dalam mempersiapkan persediaan barang dagang yaitu sebagai berikut :

a.    Pembelian barang dagang

b.    Penjualan barang dagang

c.    Retur penjualan dan pemotongan harga

d.    Retur pembelian dan pemotongan harga

e.    Beban angkut pembelian

f.     Beban angkut penjualan

5.    Mengidentifikasi data mutasi persediaan barang

Mengidentifikasi data mutasi persediaan barang berkaitan dengan prosedur penerimaan dan pengeluaran barang dengan dokumen sebagai berikut :

·         Dokumen penerimaan barang dagangan terdiri dari SPP, SOP, LPB, SOPB.

·         Dokumen penyimpanan dan pengeluaran barang terdiri dari SOP, LPB, surat bukti permintaan dan pengeluaran barang, kartu persediaan.

·         Bukti pendukung yang berkaitan dengan pencatatan mutasi persediaan (faktur pembelian, nota kredit, dan faktur penjualan).

B.   SISTEM PENCATATAN PERSEDIAAN

Sistem pencatatan persediaan barang dagang yang diterapkan dalam perusahaan, sangat bergantung pada banyaknya jenis dan harga satuan tiap jenis persediaan barang. Ada 2 sistem pencatatan, yaitu sistem inventarisasi fisik dan sistem perpetual.

1.      Pencatatan System persediaan fisik/periodic

Berikut pencatatan mutasi persediaan :

Keterangan	Jurnal	D	K
a)    Saat terjadi pembeliaan b)    Saat penjualan c)    Saat penerimaan kembali (retur penjualan) d)    Saat pengiriman kembali (retur pembeliaan) e)    Pada akhir periode (ayat jurnal peny.) ·   Tidak membuka HPP ·   Dengan membuka HPP	Pembelian Kas/utang dagang Kas/piutang Penjualan Retur penjualan Piutang Utang dagang Retur pembelian Ikhtisar laba-rugi Persediaan (awal) Persediaan (akhir) HPP Retur Pembelian Potongan Pembelian Persediaan (awal) Pembelian Biaya angkut pemb.	Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp	Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

2.      System persediaan perpetual

Keterangan	Jurnal	D	K
a)    Saat terjadi pembelian b)    Saat penjualan c)    Saat penerimaan kembali (retur penjualan) d)    Saat pengiriman kembali (retur pembelian)	Persediaan barang dagang Kas/utang dagang Kas/piutang dagang Penjualan HPP Persediaan Retur penjualan Piutang dagang Persediaan Harga pokok penjualan Utang dagang Persediaan barang dagang	Rp Rp Rp Rp Rp	Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp

C.   PENILAIAN PERSEDIAAN

Ada beberapa metode penilaian persediaan barang dagangan yang dapat digunakan baik dalam pencatatan system invetarisasi fisik maupun dalam pencatatan system perpetual.

1.    Dalam pencatatan sistem inventarisasi fisik

Dalam pencatatan sistem fisik, nilai persediaan barang akhir periode diketahui setelah kuantitas barang yang tersedia dihitung secara fisik, kemudian dikalikan dengan harga satuannya. Harga satuan barang yang digunakan sebagai dasar penilaian persediaan, bergantung pada metode penilaian yang digunakan. Metode penilaian persediaan yang dapat digunakan dalam pencatatan system inventarisasi fisik, antara lain metode tanda pengenal khusus, metode LIFO, metode FIFO, metode persediaan dasar, dan metode taksiran.

a.    Metode tanda pengenal khusus (specific identification method)

Dalam metode ini, setiap barang yang masuk (dibeli) diberi tanda pengenal khusus yang menunjukkan harga satuan sesuai dengan faktur yang diterima.

b.    Metode rata-rata (average method)

Pada Metode ini terdapat dua jenis, yaitu :

·         Metode rata-rata sederhana (simple average method)

Harga rata-rata per satuan barang dihitung terlebih dahulu dengan cara membagi total harga per satuan setiap transaksi pembelian dengan jumlah pembelian termasuk awal periode. Nilai persediaan barang diperoleh dari hasil kali harga rata-rata per satuan barang dengan sisa barang

·         Metode rata-rata tertimbang (weighted average method)

Harga rata-rata per satuan barang dihitung dengan cara membagi jumlah harga pembelian barang yang tersedia dijual dengan jumlah barang yang tersedia (kuantitas). Nilai persediaan akir periode adalah hasil kali kuantitas persediaan dengan harga satuan.

c.    Masuk pertama keluar pertama (FIFO method)

Dalam metode ini, barang yang lebih dahulu masuk (dibeli) dianggap yang lebih dulu keluar (dijual). Nilai persediaan akhir dihitung dengan cara mengalikan barang yang masih ada dengan harga per satuan.

d.    Masuk terakhir keluar pertama (LIFO method)

Dalam metode ini, barang yang lebih terakhir masuk (dibeli) dianggap yang lebi dulu keluar (dijual). Nilai persediaan akhir dihitung dengan cara mengalikan barang yang masih ada dengan harga per satuan.

e.    Metode persediaan dasar (Basic Stock Method)

Persediaan dasar adalah persediaan secara minimal harus ada untuk mempertahankan kestabilan jumlah persediaan barang dagangan suatu perusahaan. Nilai persediaan barang dagang akhir periode dihitung sebagai berikut :

·         Apabila kuantitasnya lebih banyak daripada kuantitas persediaan dasar, nilai persediaan dasar ditambah dengan harga pasar kelebihannya

·         Apabila kuantitasnya lebih sedikit daripada kuantitas persediaan dasar, nilai persediaan dasar dikurangi dengan harga pasar kekurangannya

f.     Metode taksiran

Dalam pencatatan system fisik, nilai persediaan barang pada akhir periode sering dihitung menggunakan metode taksiran. Metoe tersebut biasanya digunakan pada supermarket yang biasa membuat laporan keuangan bulanan (interin =  sementara), sehingga relative sulit dilakukan perhitungan persediaan barang secara fisik. Penerapan metode taksiran dapat dilakukan menggunakan metode laba kotor, atau dengan menggunakan metode harga eceran.

·         Metode laba kotor (gross margin method)

Adalah barang tersedia, penjualan bersih presentase laba kotor dari penjualan bersihmerupakan unsure untuk menghitung persediaan akhir (barang tersedia untuk di jual-(penjualan bersih-laba kotor))

·         Metode harga eceran (retail method)

Menurut metode ini nilai persediaan akhir adalah harga jual seluruh barang menurut harga eceran dan hasil penjualan yang telah terjadi.

2.    Dalam pencatatan sistem perpetual

Pencatatan Sistem perpetual, setiap terjadi transaksi penjualan barang, harga pokok barang yang dijual harus dihitung dan dicatat debit pada akun harga pokok penjualan. Artinya metode penilaian persediaan diterapkan pada saat terjadi transaksi penjualan untuk menentukan harga pokok barang yang dijual.

·         Penerapan Metode Masuk Pertama Keluar Pertama (MPKP)

Menurut metode Masuk Pertama Keluar Pertama (MPKP), harga pokok barang yang dijual dihitung dengan anggapan bahwa barang yang pertama masuk adalah barang yang dijual terlebih dahulu, dan kekurangannya diambil dari barang yang masuk berikutnya.

·         Penerapan Metode Masuk Terakhir Keluar Pertama (MTKP)

Menurut metode Masuk Terakhir Keluar Pertama (MTKP), harga pokok barang yang dijual dihitung dengan anggapan bahwa barang yang terakhir masuk adalah barang yang dijual terlebih dahulu, dan kekurangannya diambil dari barang yang masuk berikutnya.

·         Penerapan metode rata

Setiap terjadi transaksi pembelian harus dihitung harga beli rata-rata tiap satuan, sehingga harga barang tiap satuan selalu berubah-ubah. Harga rata-rata tiap satuan sebagai dasar untuk menghitung nilai persediaan akhir barang dagang.

BAB II

KARTU UTANG

1.    PENGERTIAN UTANG

Utang adalah kewajiban suatu badan usaha/ perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai akibat dari transaksi di masa lalu.

A.   Penggolongan Utang

Utang perusahaan digolongkan menjadi :

1.  Hutang jangka pendek

Hutang yang jatuh tempo dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Contoh : utang usaha/dagang, utang garansi dan lain-lain.

2.    Hutang jangka panjang

Hutang yang pelunasannya akan dilakukan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Contoh : hutang hipotik, hutang obligasi, utang bank dan lain-lain.

B.   Metode pencatatan utang

Ada dua metode pencatatan utang, yaitu account payable procedure dan voucher payable procedure.

1.   Dalam account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarkan untuk setiap kreditur, yang memperlihatkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran dan saldo utang.

2.    Dalam voucher payable procedure, tidak menggunakan kartu utang. Tapi menggunakan arsip voucher yang di simpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya. Arsip bukti kas keluar ini berfungsi sebagai catatan utang.

C.   Hutang Jangka Pendek

1.  Hutang (Account Payable), yaitu hutang jangka pendek tidak di sertai perjanjian tertulis. Timbulnya karena transaksi pembelian kredit.

2.  Wessel bayar (notes payable), yaitu hutang jangka pendek yang di sertai perjanjian tertulis sesuai dengan ketentuan undang-undang.

Timbulnya wessel bayar :

·      Mengaksep wessel

·      Menyerahkan promes/aksep

3.  Beban-beban yang harus dibayar (Accruals Payable) yaitu : suatu kewajiban yang telah menjadi beban (seharusnya sudah dibayar) tetapi  di bayar karena belum saat pembayarannya.

  Contoh :

a.  Upah ymh dibayar (accrued wages payable)

b.  Bunga ymh dibayar (accrued insterest payable)

c.   Sewa ymh dibayar (accrued rent payable)

d.  Pajak ymh dibayar (accrued tax payable)

4.  Penghasilan yang ditangguhkan (deferred revenue), yaitu penerimaan persekot pembayaran dari pihak lain (penghasilan yang belum menjadi hak perusahaan tetapi sudah diterima).

Contoh ;

a.  Bunga di terima dimuka (interest received in advance)

b.  Sewa di terima dimuka (rent collected in advance)

D.   Hutang Jangka Panjang

     Hutang jangka panjang yaitu hutang perusahaan kepada pihak lain yang pelunasannya dalam jangka panjang (lebih dari satu tahun) dihitung dari tanggal neraca.

Jenis-jenis Long Term debts :

1.  Hutang Hipotik (mortage notes payable) yaitu hutang jangka panjang dengan jaminan aktiva tetap.

2.  Pinjaman obligasi (band payable) yaitu surat tanda berutang kepada pemegang dengan pembayaran bunga yang pelunasannya lebih dari satu tahun.

Contoh :

HUTANG JANGKA PENDEK

Hutang                                                                                               xxx

Wessel bayar                                                                                    xxx

Biaya yang masih harus di bayar             xxx

Penghasilan diterima di muka                              xxx

HUTANG JANGKA PANJANG

Hutang hipotek                                                                                xxx

Pinjaman obligasi                                        xxx

Hutang jangka panjang biasanya timbul karena kebutuhan untuk membeli aktiva, manambah modal perusahaan, investasi, atau mungkin juga untuk melunasi utang.

E.   Pengecekan Saldo Utang & Laporan Utang

Melakukan Pengecekan Saldo Utang

1.  Rumus Saldo Utang

a.  Rumus untuk pengecekan saldo utang

Saldo awal utang                                                                    xxx

Jumlah pembelian kredit/buku pembelian             xxx

Penjumlahan                                                                           xxx

Pembayaran utang buku pengeluaran kas                       xxx

Retur pembelian                                                         xxx

Total pembayaran dan retur                                      (xxx)

Saldo utang akhir                                                                   xxx

b.  Pencocokan saldo akun buku besar utang dengan daftar saldo utang disebut pengecekan saldo utang. Berikut prosedur pengecekan saldo utang :

1.   Mengadakan inventarisasi dan rekapitulasi atas transaksi dan kartu utang setiap kreditor.

2.   Memposting transaksi yang berasal dari catatan buku jurnal ke dalam akun buku utang dagang. Kemudian, besar utang pada periode tersebut disajikan dalam laporan utang.

3.   Saldo akhir menurut catatan daftar saldo utang harus sama dengan catatan pada akun utang dagang.

F.  Membuat Laporan Utang

Mencatat jumlah utang dan memeriksa pembayaran utang sesuai tanggal jatuh tempo utang merupakan tugas utama bagian utang. Pengelola kartu utang harus membuat laporan saldo utang tiap kreditor dan utang yang telah jatuh tempo secara periodic. Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan berdasarkan tanggal faktur pembelian dan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak penjual. Berikut penggolongan status utang.

1.  Utang yang belum jatuh tempo

2.  Utang dalam masa telah jatuh tempo

3.  Utang yang belum dibayar

2.    Pengertian Kartu Utang

Kartu Utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap-tiap kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomor rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang. Sedangkan isi dari formulir pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya transaksi , keterangan, nomor bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo.

Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang yaitu :

a.    Transaksi pembelian secara kredit

b.    Transaksi retur pembelian secara kredit

c.    Transaksi pembayaran utang

3.  Voucher Payable Prosedure

Jika dalam account payable procedure, pencatatan utang melalui 4 tahap, sedangkan dalam voucher payable procedure, pencatatan utang melalui dua tahap dalam register bukti kas keluar dan jurnal pengeluaran kas.

Dokumen yang digunakan dalam pencatatan voucher payable procedure adalah : Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan cek. Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher payable procedure. Dimana bukti kas keluar ini, mempunyai tiga fungsi yaitu :

1.  Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yang tercantum di dalamnya.

2.  Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya.

3.  Sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan.

Seperti halnya harta perusahaan, maka utang perusahaan pun di bagi menjadi 2 kelompok, yaitu hutang lancar dan hutang jangka panjang. Utang lancar adalah hutang-hutang yang harus dilunasi dalam jangka pendek atau tidak lebih dari satu tahun. Termasuk hutang jangka pendek :

1.  Hutang dagang yakni hutang yang terjadi karena pembelian barang di lakukan secara kredit. Hutang dagang biasanya tidak di jamin dengan surat perjanjian, terjadi karena semata-mata karena atas dasar kepercayaan.

2.  Utang wessel (notes payable) yaitu utang dengan jaminan surat perjanjian khusus dalam bentuk wesel yang di atur dengan undang-undang.

3.  Beban-beban yang masih harus dibayar (accrual payable) yaitu beban yang sudah terjadi dan harus di catat, tetapi pada saat menyusun rencana belum di bayar. Termasuk kelompok ini : utang bunga, utang sewa dan utang gaji.

4.  Utang pajak yaitu pajak yang belum di setor kekas Negara.

5.  Pendapatan diterima dimuka yaitu penerimaan-penerimaan dari pihak lain untuk jasa yang belum di serahkan oleh pihak perusahaan. Misalnya : Bunga diterima dimuka atau sewa diterima dimuka.

Utang jangka panjang (long term liabilities) adalah hutang yang jatuh tempo pelunasan lebih dari satu tahun. Termasuk kelompok hutang jangka panjang :

1.  Hutang obligasi (Bond payable) yaitu hutang kepada pemegang obligasi yang dikeluarkan oleh perusahaan.

2.  Hutang hipotik (mortage notes payable) yaitu hutang perusahaan yang di jamin dengan benda-benda tidak bergerak seperti tanah, bangunan gedung dan sebagainya.

Contoh Soal untuk Kartu Utang

Berikut adalah data yang berhubungan dengan pencatatan utang pada CV. JKEY MAKMUR yang beralamat di Jalan Kembang Jepun No. 12 Surabaya pada bulan Februari 2012 :

1.    Feb 1        Saldo utang dagang kepada UD. TWO MOON sebesar

                  Rp 500.00,-

2.    Feb 6        Dibeli barang dagangan dari UD. TWO MOON seharga                                  Rp 2.000.000,- dengan syarat 2/10, n/30. (F-TM-010)

3.    Feb 18      Dikembalikan sebagian barang dagangan kepada

            UD. TWO MOON atas transaksi tanggal 6 Februari 2012

            seharga Rp 200.000,- karena rusak. (ND 001/2/12)

4.    Feb 20      Dibeli barang dagangan dari UD. TWO MOON seharga

                  Rp 3.000.000,- dengan syarat 2/10, n/30. (F-TM-016)

5.    Feb 21      Dibayar utang atas transaksi pembelian barang dagangan

                  pada tanggal 6 Februari 2012 dan saldo utang diawal bulan.

                  (BKK 001/2/12)

6.    Feb 23      Dibayar sebagian utang atas transaksi pembelian barang

                  dagangan pada tanggal 20 Februari 2012 senilai

                  Rp 1.800.000,-. (BKK 002/2/12)

7.    Feb 27      Dibeli dari UD. TWO MOON perlengkapan toko,

                  perlengkapan kantor dan barang dagangan dengan harga

                  masing-masing Rp 500.000, Rp 600.000 dan Rp.2.500.000,

                  syarat 2/10, n/30. Pembelian barang dagangan dilakukan

                  secara kredit, sedangkan yang lainnya tunai. (F-TM-021

                  dan BKK 003/2/12)

Catat data transaksi diatas ke dalam kartu utang, daftar saldo utang, dan posting ke buku besar akun utang dagang !

Mencatat ke dalam kartu utang, daftar saldo utang, dan posting ke buku besar utang dagang

a.    Kartu Utang

 

b.    Daftar Saldo Utang

 

c.    Buku Besar

 

Contoh Soal untuk Kartu Persediaan

PD ARCTURUS menjual satu jenis barang dagangan. Dalam buku besar tanggal 1 Januari 2010 menunjukkan saldo Rp 40.000.000,- . Jumlah tersebut terdiri atas 10.000 kg barang CK-01 Rp 4.000,- .Mutasa Barang CK-01 Bulan Januari sebagai berikut :

Jan 5Pembelian barang 8.000kg @ Rp 4.150,- ,faktur No. 216

Jan 10            Penjualan 14.000kg @ Rp 7.000,- , faktur No. 435

Jan 16            Pembelian 12.000kg @ Rp 4.250,- , faktur No. 238

Jan 18            Retur pembelian barang dari faktur No. 238  sebanyak 400kg

Memo kredit No. 011

Jan 19            Pembelian 10.000kg @ Rp 4.000,- ,faktur No. 244

Jan 20            Penjualan 18.000kg @ Rp 6.500,- , faktur No. 436

Jan 24            Penjualan retur barang dari faktur No. 436 400kg

Memo kredit No.22

Jan 26            Pembelian 6.000kg @ Rp 4.250,- , faktur No. 258

Kartu Sediaan					Nama Barang :Beras
					No. Kode        :CK-01
					Satuan            :Kg
Tgl	No. Bukti	Diterima			Dikeluarkan			Saldo
		Kg	Harga	Jumlah	Kg	Harga	Jumlah	Kg	Harga	Jumlah
2010
Jan 1								10.000	4.000	40.000.000
Jan 5	216	8.000	4.150	33.200.000				10.000	4.000	40.000.000
								8.000	4.150	33.200.000
								18.000		73.200.000
Jan 10	435				10.000	4.000	40.000.000	4.000	4.150	16.600.000
					4.000	4.150	16.600.000
Jan 16	238	12.000	4.250	51.000.000				4.000	4.150	16.600.000
								12.000	4.250	51.000.000
								16.000		67.000.000
Jan 18	011	-400	4.250	-1.700.000				4.000	4.150	16.600.000
								11.600	4.250	49.300.000
								15.600		65.900.000
Jan 19	244	10.000	4.000	40.000.000				4.000	4.150	16.600.000
								11.600	4.250	49.300.000
								10.000	4.000	40.000.000
								25.600		105.900.000
Jan 20	436				4.000	4.150	16.600.000	7.600	4.000	30.400.000
					11.600	4.250	49.300.000
					2.400	4.000	9.600.000
Jan 24	22				-400	4.000	-1.600.000	8.000	4.000	32.000.000
Jan 26	258	6.000	4.250	25.500.000				8.000	4.000	32.000.000
								6.000	4.250	25.500.000
								14.000		57.500.0